Firmowe kartki bożonarodzeniowe najlepiej zacząć przygotowywać na kilka tygodni przed planowaną wysyłką, a nie dopiero wtedy, gdy firma chce przekazać je klientom. Trzeba uwzględnić czas potrzebny na wybór wzoru, przygotowanie życzeń, przekazanie logo, wykonanie projektu, jego sprawdzenie, produkcję, a następnie adresowanie i wysyłkę gotowych kartek.

Im bardziej rozbudowana personalizacja i większa liczba kartek, tym wcześniej dobrze rozpocząć przygotowania. Firma zamawiająca prosty model z własnymi życzeniami może przejść przez cały proces szybciej niż klient, który wybiera dodatkowe zdobienie, logo na okładce, nadruk na kopercie i duży nakład.

Nie trzeba jednak zamawiać kartek kilka miesięcy wcześniej tylko ze strachu przed grudniowym pośpiechem. Znacznie lepiej przygotować prosty plan i ustalić, kiedy kartki mają znaleźć się u klientów. Od tej daty można cofnąć się o kolejne etapy i określić bezpieczny termin rozpoczęcia zamówienia.

Jeżeli dopiero wybierasz model, przejrzyj firmowe kartki bożonarodzeniowe. Najpierw zawęź wybór do kilku wzorów, a dopiero później ustal szczegóły personalizacji.

Jaki jest najlepszy moment na zamówienie firmowych kartek świątecznych?

Dla większości firm dobrym rozwiązaniem jest rozpoczęcie przygotowań w październiku lub na początku listopada. Nie oznacza to, że późniejsze zamówienie nie będzie możliwe. Chodzi przede wszystkim o pozostawienie sobie czasu na spokojne przygotowanie projektu oraz późniejszą wysyłkę.

Październik daje dużą swobodę firmom, które:

• zamawiają większą liczbę kartek;
• chcą porównać kilka modeli;
• potrzebują akceptacji projektu przez kilka osób;
• przygotowują własne życzenia;
• chcą umieścić logo na kartce;
• planują dodatkowy nadruk na kopercie;
• wysyłają kartki do dużej liczby klientów i kontrahentów.

W listopadzie nadal można sprawnie przygotować zamówienie, ale firma powinna mieć już ustaloną liczbę odbiorców, wybrany wzór oraz przynajmniej roboczą wersję życzeń.

Grudzień pozostawia znacznie mniej miejsca na zmiany. Jeżeli kartki mają jeszcze zostać podpisane, zaadresowane i wysłane pocztą, każdy dodatkowy dzień zaczyna mieć znaczenie.

Kiedy rozpocząć przygotowania? Krótkie porównanie

Termin rozpoczęcia	Dla kogo będzie odpowiedni?
Wrzesień–październik	Duże firmy, duże nakłady, rozbudowana personalizacja, kilka wersji kartek
Październik	Większość firm planujących spokojne przygotowanie całej wysyłki
Początek listopada	Firmy mające już listę klientów, wybrany wzór i przygotowane materiały
Druga połowa listopada	Prostsze zamówienia, przy których decyzje mogą zostać podjęte szybko
Grudzień	Zamówienia wymagające szczególnie dokładnego sprawdzenia dostępnego terminu realizacji i czasu potrzebnego na wysyłkę

Nie traktuj tej tabeli jak sztywnego kalendarza produkcji. Pokazuje ona przede wszystkim, ile swobody pozostaje firmie na kolejnych etapach przygotowania kartek.

Dlaczego nie należy patrzeć tylko na czas druku?

Termin wykonania samych kartek jest tylko częścią całego procesu.

Firma często potrzebuje więcej czasu na podjęcie decyzji i przygotowanie materiałów niż na samo wykonanie zamówienia. Szczególnie wtedy, gdy projekt musi zaakceptować właściciel firmy, dział marketingu, zarząd albo kilka osób odpowiedzialnych za kontakty z klientami.

Przykład jest prosty.

Firma chce wysłać kartki 10 grudnia. Samo zamówienie zaczyna przygotowywać 1 grudnia. Dopiero wtedy pracownicy wybierają wzór, piszą życzenia, szukają aktualnego logo i zastanawiają się nad listą odbiorców.

W takim przypadku problemem nie musi być produkcja. Firma straciła już kilka dni na decyzje, które mogła podjąć wcześniej.

Znacznie bezpieczniej rozdzielić przygotowania od właściwego zamówienia. Wzór, treść życzeń, pliki z logo i liczbę potrzebnych egzemplarzy można przygotować wcześniej.

Od jakiej daty liczyć termin zamówienia?

Najpierw ustal, kiedy klient powinien otrzymać kartkę, a nie kiedy chcesz ją zamówić.

To najprostszy sposób planowania.

Załóżmy, że zależy Ci, aby kartki znalazły się u klientów w pierwszej połowie grudnia. Przed tym terminem trzeba pozostawić czas na dostarczenie przesyłek. Jeszcze wcześniej pracownicy muszą przygotować koperty, adresy oraz samą korespondencję. Przed wysyłką firma musi otrzymać gotowe kartki, a przed produkcją trzeba zaakceptować projekt.

Plan powinien więc wyglądać odwrotnie:

doręczenie klientowi → wysyłka → adresowanie i pakowanie → odbiór gotowych kartek → produkcja → akceptacja projektu → przygotowanie materiałów → wybór wzoru.

Taki sposób planowania pokazuje, dlaczego zamówienie rozpoczęte odpowiednio wcześniej daje znacznie większy spokój niż próba dopasowania wszystkich etapów do ostatniego możliwego terminu.

Kiedy wysłać kartki bożonarodzeniowe klientom?

Kartki firmowe powinny dotrzeć przed okresem, w którym wiele firm ogranicza działalność, pracownicy rozpoczynają urlopy, a część biur pracuje w mniejszych zespołach.

Nie trzeba czekać do kilku ostatnich dni przed Wigilią. Kartka dostarczona wcześniej nadal pełni swoją funkcję, a zwiększa się szansa, że faktycznie zobaczy ją osoba, dla której została przygotowana.

Przy planowaniu wysyłki weź pod uwagę rodzaj odbiorców.

Jeżeli wysyłasz kartki do siedzib dużych firm, przesyłka może najpierw trafić do recepcji, sekretariatu albo kancelarii. Dopiero później zostanie przekazana właściwej osobie.

Przy wysyłce do kilkuset odbiorców samo przygotowanie korespondencji również może zająć więcej czasu, niż początkowo zakładano. Trzeba wydrukować lub napisać adresy, sprawdzić listę, włożyć kartki do kopert i przygotować przesyłki.

Nie zostawiaj tych czynności na dzień poprzedzający planowaną wysyłkę.

Co trzeba przygotować przed zamówieniem kartek?

Im więcej materiałów przygotujesz wcześniej, tym sprawniej przebiegnie realizacja zamówienia.

1. Liczba kartek

Zacznij od listy odbiorców. Sprawdź, ilu klientów, partnerów, dostawców i pracowników ma otrzymać kartkę.

Nie zamawiaj dokładnie tylu egzemplarzy, ile nazwisk znajduje się na pierwszej wersji listy. W kolejnych tygodniach mogą pojawić się nowi klienci, dodatkowi kontrahenci albo osoby, które wcześniej zostały pominięte.

Niewielki zapas pozwala wykorzystać ten sam wzór bez późniejszego organizowania dodatkowego zamówienia.

2. Wybrany wzór

Nie przeglądaj wszystkich dostępnych modeli w dniu składania zamówienia. Wcześniej wybierz kilka kartek, które odpowiadają charakterowi firmy i odbiorców.

Jeżeli nie wiesz, od czego zacząć, przeczytaj poradnik jak wybrać kartki świąteczne dla klientów.

3. Logo firmy

Przygotuj logo w najlepszej dostępnej jakości. Jeżeli ma pojawić się na okładce albo zostać wykonane określoną techniką, może być potrzebne sprawdzenie, czy drobne elementy znaku można poprawnie odwzorować.

Nie odkładaj szukania właściwego pliku do momentu, gdy projekt powinien już trafić do produkcji.

4. Treść życzeń

Życzenia możesz przygotować jeszcze przed wyborem konkretnego modelu kartki.

Nie muszą być długie. Kilka dobrze napisanych zdań z życzeniami i podziękowaniem za współpracę wystarczy, aby stworzyć naturalną treść skierowaną do klienta.

Jeżeli potrzebujesz punktu wyjścia, zobacz biznesowe życzenia świąteczne na Boże Narodzenie.

5. Dane na kopertę

Jeżeli koperty mają zawierać nadruk firmowy, przygotuj wcześniej dane nadawcy i odpowiednią wersję logo.

Lista adresowań klientów jest osobną sprawą. Sprawdź ją przed rozpoczęciem wysyłki, szczególnie gdy korzystasz z bazy przygotowanej w poprzednich latach.

Czy kartki z logo trzeba zamówić wcześniej?

Kartki z logo wymagają dodatkowego etapu przygotowania projektu, dlatego nie zostawiaj decyzji o sposobie oznaczenia firmy na ostatnią chwilę.

Najprostsze rozwiązanie to umieszczenie kolorowego logo przy życzeniach wewnątrz kartki. W zależności od wybranego modelu można również zastosować logo na okładce. W ofercie Versoprint wybrane kartki umożliwiają między innymi wykonanie logo metaliczną folią lub wycięcie go laserem.

Przy bardziej rozbudowanej personalizacji trzeba wcześniej ustalić, jak znak ma wyglądać i czy jego obecna wersja nadaje się do wybranego sposobu wykonania.

Jeżeli zależy Ci na logo na okładce, uwzględnij ten element już podczas wyboru konkretnego modelu. Nie każda kartka daje takie same możliwości.

Czy własne życzenia wydłużają przygotowanie zamówienia?

Najwięcej czasu może zająć nie sam nadruk, ale uzgodnienie treści wewnątrz firmy.

W praktyce tekst przechodzi czasami przez kilka osób. Jedna przygotowuje pierwszą wersję, druga ją poprawia, a kolejna zatwierdza. Dopiero później życzenia mogą trafić do projektu.

Możesz uniknąć takiego opóźnienia, przygotowując tekst wcześniej.

Ustal:

• do kogo kierowane są życzenia;
• czy używasz formy oficjalnej;
• czy chcesz podziękować za współpracę;
• kto podpisuje kartkę;
• czy potrzebujesz jednej, czy kilku wersji językowych;
• jakie logo i dane firmy mają znaleźć się przy życzeniach.

Po przygotowaniu tych informacji skład graficzny można wykonać na podstawie konkretnego materiału, bez ciągłego zmieniania treści.

Kiedy zamówić kartki przy dużym nakładzie?

Przy dużej liczbie kartek rozpocznij przygotowania wcześniej niż przy zamówieniu kilkudziesięciu egzemplarzy.

Powód nie ogranicza się do czasu produkcji.

Duży nakład oznacza zazwyczaj również większą listę klientów, więcej adresów do sprawdzenia, więcej kopert do przygotowania oraz większe ryzyko, że po akceptacji projektu ktoś zauważy brakującego odbiorcę albo potrzebę przygotowania dodatkowej wersji życzeń.

Przykładowo firma zamawiająca kilkaset kartek powinna mieć odpowiednio wcześniej gotową bazę adresową i podział odbiorców. Jeżeli część najważniejszych kontrahentów ma dostać inny model albo inną treść, trzeba także ustalić liczbę egzemplarzy każdej wersji.

Nie odkładaj tych decyzji do momentu odbioru gotowych kartek.

Czy zamówienie kilku różnych wzorów wymaga więcej czasu?

Kilka wzorów oznacza więcej decyzji i większą liczbę elementów do sprawdzenia.

Firma może na przykład przygotować jeden model dla większości klientów i bardziej reprezentacyjną kartkę dla najważniejszych partnerów biznesowych. Takie rozwiązanie jest stosunkowo łatwe do uporządkowania.

Znacznie bardziej skomplikowane staje się zamówienie pięciu lub sześciu wzorów z różnymi życzeniami, sposobami personalizacji i listami odbiorców.

Przy większej liczbie wersji przygotuj prostą tabelę:

Wersja	Odbiorcy	Liczba	Życzenia	Logo	Koperta
A	Klienci	300	wersja 1	kolorowe	standardowa
B	Kluczowi partnerzy	50	wersja 2	na okładce i wewnątrz	z nadrukiem
C	Partnerzy zagraniczni	40	wersja angielska	kolorowe	standardowa

Taki dokument ogranicza ryzyko pomylenia poszczególnych wariantów i ułatwia późniejszą kontrolę zamówienia.

Czy nadruk na kopertach trzeba uwzględnić wcześniej?

Tak. Jeżeli firma chce zamówić koperty z nadrukiem, dobrze ustalić to razem z kartkami.

W ofercie Versoprint kartki firmowe mają koperty dopasowane do ich wielkości, a na kopertach można dodatkowo nadrukować między innymi logo i adres nadawcy.

Przy dużej wysyłce nadruk firmowy może ograniczyć liczbę czynności wykonywanych później ręcznie. Trzeba jednak wcześniej przygotować dane, które mają znaleźć się na kopercie.

Pamiętaj także o adresach odbiorców. Nawet gotowa koperta z logo nadawcy nie rozwiązuje problemu nieaktualnej bazy klientów.

Co najbardziej opóźnia zamówienie firmowych kartek świątecznych?

Opóźnienie nie zawsze powstaje w drukarni. Często zaczyna się znacznie wcześniej, jeszcze po stronie zamawiającej firmy.

Najczęstsze przyczyny to:

• brak decyzji dotyczącej wzoru;
• kilkukrotne zmienianie życzeń;
• oczekiwanie na akceptację kilku osób;
• brak odpowiedniego pliku z logo;
• zmiana liczby egzemplarzy;
• nieaktualna lista klientów;
• decyzja o dodatkowym zdobieniu podjęta dopiero po przygotowaniu projektu;
• kilka wersji językowych przygotowywanych w różnym czasie.

Każda z tych sytuacji osobno może oznaczać niewielkie opóźnienie. Gdy kilka pojawia się jednocześnie, termin zaczyna się szybko przesuwać.

Najlepszym sposobem na uniknięcie problemu jest przygotowanie wszystkich podstawowych informacji przed rozpoczęciem projektowania.

Czy listopad to za późno na zamówienie kartek świątecznych?

Nie. Listopad jest naturalnym okresem składania zamówień na firmowe kartki bożonarodzeniowe.

Dużo zależy jednak od tego, czy firma zaczyna wtedy od zera, czy ma już przygotowane podstawowe materiały.

Jeżeli na początku listopada masz wybrany model, gotowe logo, treść życzeń i przybliżoną liczbę egzemplarzy, możesz sprawnie przejść do przygotowania projektu.

Jeżeli pod koniec listopada dopiero zastanawiasz się, jaki charakter powinna mieć kartka, kto ją otrzyma i co napisać w środku, pozostaje znacznie mniej czasu na spokojne przeprowadzenie wszystkich etapów.

Nie patrz więc wyłącznie na miesiąc. Sprawdź przede wszystkim, ile decyzji pozostało jeszcze do podjęcia.

Czy można zamawiać firmowe kartki w grudniu?

Grudniowe zamówienie wymaga sprawdzenia aktualnych możliwości realizacji konkretnego modelu oraz własnego terminu wysyłki.

Nie zakładaj, że skoro kartki mają zostać wręczone przed świętami, można je zamówić kilka dni wcześniej.

Po otrzymaniu zamówienia firma może nadal potrzebować czasu na:

• sprawdzenie gotowych kartek;
• podział ich między oddziały albo pracowników;
• podpisanie wybranych egzemplarzy;
• przygotowanie adresów;
• pakowanie;
• nadanie przesyłek;
• samo doręczenie korespondencji.

Jeżeli grudzień już się rozpoczął, ustal najpierw realny termin, w którym kartki muszą opuścić Twoją firmę. Następnie sprawdź możliwość wykonania wybranego modelu.

Czy wcześniejsze zamówienie oznacza, że trzeba wcześniej wysyłać kartki?

Nie. Gotowe kartki mogą spokojnie czekać na ustalony termin wysyłki.

Wcześniejsze przygotowanie daje przede wszystkim kontrolę nad całym procesem. Możesz sprawdzić liczbę egzemplarzy, podzielić kartki według odbiorców, przygotować adresy i zaplanować wysyłkę bez presji ostatnich dni przed świętami.

To szczególnie przydatne w firmach, w których grudzień jest okresem zwiększonej liczby zamówień, rozliczeń, spotkań i urlopów pracowników.

Kartki mogą być gotowe wcześniej. Nie muszą być od razu wysłane.

Jak zaplanować zamówienie firmowych kartek krok po kroku?

Najprostszy plan wygląda następująco.

1. Najpierw ustal datę wysyłki. Określ, kiedy gotowe kartki mają opuścić firmę.
2. Następnie przygotuj listę odbiorców. Sprawdź liczbę klientów i dodaj niewielki zapas egzemplarzy.
3. Wybierz wzór. Porównaj kilka modeli i zdecyduj, który najlepiej odpowiada charakterowi firmy oraz odbiorców.
4. Przygotuj życzenia i logo. Nie czekaj z tym do momentu składania projektu.
5. Ustal dodatkową personalizację. Zdecyduj, czy potrzebujesz logo na okładce, dodatkowego zdobienia albo nadruku na kopertach.
6. Sprawdź projekt przed akceptacją. Przeczytaj życzenia, sprawdź logo, nazwę firmy i wszystkie dane.
7. Zaplanuj przygotowanie wysyłki. Ustal, kto będzie adresował, pakował i nadawał kartki.

Dopiero po uwzględnieniu wszystkich tych etapów można rzetelnie ocenić, jak wcześnie Twoja firma powinna rozpocząć zamówienie.

Przykład: firma chce wysłać 500 kartek

Załóżmy, że firma planuje wysłać 500 kartek do klientów i kontrahentów.

Nie zaczyna od pytania: „Jak szybko można je wydrukować?”.

Najpierw ustala, kiedy przesyłki powinny zostać nadane. Następnie rezerwuje czas na przygotowanie 500 kopert. Jeszcze wcześniej chce mieć gotowe kartki w biurze, żeby sprawdzić zamówienie i podzielić je między pracowników.

Przed produkcją firma musi zaakceptować projekt. Przed projektem trzeba przekazać logo oraz ostateczną treść życzeń. Jeszcze wcześniej trzeba wybrać wzór i policzyć odbiorców.

Nagle okazuje się, że samo „zamówienie kartek” składa się z kilku kolejnych etapów.

Właśnie dlatego przy większej wysyłce rozpoczęcie przygotowań w październiku lub na początku listopada daje znacznie większą swobodę niż odkładanie wszystkich decyzji do grudnia.

Jakich błędów unikać przy planowaniu zamówienia?

Pierwszym błędem jest liczenie wyłącznie czasu potrzebnego na wykonanie kartek. Trzeba uwzględnić również przygotowanie projektu, akceptację i późniejszą wysyłkę.

Drugim jest wybieranie wzoru przed ustaleniem liczby odbiorców i sposobu personalizacji. Może się później okazać, że firma potrzebuje kilku wersji albo dodatkowych egzemplarzy.

Trzecim jest przygotowywanie życzeń dopiero po rozpoczęciu zamówienia. Tekst można ustalić wcześniej.

Czwarty błąd to korzystanie ze starej listy adresowej bez jej sprawdzenia. Klient mógł zmienić siedzibę, osoba kontaktowa mogła odejść z firmy, a część adresów może być już nieaktualna.

Piątym jest zamawianie dokładnej liczby kartek bez żadnego zapasu.

Szósty błąd to planowanie wysyłki na ostatnie dni przed świętami. Im później przesyłka trafi do firmy klienta, tym większe prawdopodobieństwo, że właściwy odbiorca będzie już na urlopie albo zobaczy kartkę dopiero po świętach.

Kiedy więc zamówić firmowe kartki bożonarodzeniowe?

Rozpocznij przygotowania wtedy, gdy masz jeszcze czas spokojnie wybrać wzór, przygotować życzenia, przekazać logo i zaakceptować projekt. Dla wielu firm będzie to październik lub początek listopada.

Przy dużym nakładzie, kilku wersjach kartek albo rozbudowanej personalizacji zacznij wcześniej. Przy prostszym zamówieniu cały proces może przebiec szybciej, ale również wtedy nie zostawiaj wszystkich decyzji na ostatnie dni przed planowaną wysyłką.

Najpierw określ datę, do której kartki powinny znaleźć się u klientów. Następnie uwzględnij czas potrzebny na wysyłkę, adresowanie, odbiór gotowych kartek, produkcję i akceptację projektu.

Jeżeli planujesz tegoroczną korespondencję świąteczną, przejrzyj firmowe kartki bożonarodzeniowe, wybierz kilka odpowiadających Ci wzorów i przygotuj logo oraz życzenia. Dzięki temu podczas składania zamówienia większość najważniejszych decyzji będzie już podjęta.

Kiedy najlepiej zamówić firmowe kartki bożonarodzeniowe?

Dla wielu firm dobrym okresem na rozpoczęcie przygotowań jest październik lub początek listopada. Taki termin pozostawia czas na wybór wzoru, przygotowanie życzeń, przekazanie logo, akceptację projektu, wykonanie kartek oraz późniejszą wysyłkę. Przy większym nakładzie albo kilku wersjach projektu przygotowania można rozpocząć jeszcze wcześniej.

Czy listopad to dobry moment na zamówienie kartek świątecznych dla firmy?

Tak. W listopadzie można sprawnie przygotować firmowe kartki bożonarodzeniowe, szczególnie gdy firma ma już wybrany model, gotowe logo, treść życzeń i ustaloną liczbę egzemplarzy. Im bliżej końca miesiąca, tym dokładniej trzeba jednak sprawdzić czas potrzebny na wszystkie kolejne etapy.

Czy w grudniu można jeszcze zamówić firmowe kartki świąteczne?

Może być to możliwe, ale trzeba sprawdzić aktualny termin realizacji konkretnego zamówienia. Trzeba również pamiętać, że po otrzymaniu kartek firma nadal potrzebuje czasu na adresowanie, pakowanie, nadanie i doręczenie przesyłek klientom.

Ile wcześniej trzeba przygotować logo i życzenia?

Najlepiej mieć je gotowe jeszcze przed rozpoczęciem przygotowania projektu. Pozwala to uniknąć przerw wynikających z poszukiwania odpowiedniego pliku z logo, poprawiania tekstu lub oczekiwania na wewnętrzną akceptację życzeń.

Czy kartki z logo na okładce trzeba zamawiać wcześniej?

Przy dodatkowej personalizacji dobrze rozpocząć przygotowania wcześniej, ponieważ trzeba ustalić sposób wykonania logo i sprawdzić, czy wybrany model umożliwia zastosowanie konkretnego rozwiązania. Wybrane kartki mogą mieć logo na okładce wykonane między innymi metaliczną folią lub za pomocą wycinania laserowego.

Kiedy wysyłać firmowe kartki bożonarodzeniowe klientom?

Zaplanuj wysyłkę tak, aby kartki dotarły przed okresem świątecznych urlopów i ograniczonej pracy wielu firm. Nie trzeba czekać do ostatnich dni przed Wigilią. Przy korespondencji kierowanej do dużych przedsiębiorstw uwzględnij również czas potrzebny na przekazanie przesyłki z recepcji lub sekretariatu do właściwego odbiorcy.

Czy duży nakład kartek trzeba zamawiać wcześniej?

Przy większym nakładzie dobrze rozpocząć przygotowania wcześniej. Trzeba wtedy nie tylko wykonać więcej kartek, ale również przygotować większą bazę odbiorców, więcej kopert i często kilka grup korespondencji. Więcej czasu zajmuje również sprawdzenie danych przed wysyłką.

Co przygotować przed zamówieniem firmowych kartek świątecznych?

Przygotuj liczbę potrzebnych egzemplarzy, wybrany wzór, logo w dobrej jakości, ostateczną treść życzeń oraz informacje dotyczące dodatkowej personalizacji. Jeżeli planujesz nadruk na kopertach, przygotuj również dane nadawcy.

Czy trzeba zamówić zapas kartek?

Dobrze uwzględnić niewielką liczbę dodatkowych egzemplarzy. Przed świętami mogą pojawić się nowi klienci, dodatkowi kontrahenci albo osoby pominięte na pierwszej liście. Zapas pozwala wtedy wykorzystać dokładnie ten sam wzór bez organizowania dodatkowego zamówienia.

Co zrobić, gdy nie znam jeszcze dokładnej liczby odbiorców?

Przygotuj możliwie aktualną listę klientów i kontrahentów, a następnie oszacuj niewielki zapas. Nie odkładaj całego zamówienia tylko dlatego, że lista może się jeszcze nieznacznie zmienić. Najważniejsze jest określenie przybliżonego nakładu i grup odbiorców.